Melchior Neumann CXO von Kontist (Bild: Caroline Pitzke)

TaxTech – so sparen Selbstständige und Freelancer massiv Zeit bei der Bürokratie

Der Start in die Selbstständigkeit kann ein echter Pain sein. Steuern, Buchhaltung, Rechnungen … Wer kommt da noch zum Arbeiten? Dabei geht’s in der Selbstständigkeit doch genau darum: endlich das machen, was man liebt, selbstbestimmt und unabhängig. Dieser Artikel verrät, wie smarte Tools den massiven Bürokratieaufwand killen und euch Zeit, Spaß und Fokus wiedergeben.

Was ist das Problem?

Selbstständig sein ist großartig: Ich arbeite, was ich liebe, kann mir meine Zeit frei einteilen und bin mein eigener Chef. Wenn da nur die elende Bürokratie nicht wäre… Wie eine Befragung unserer Kunden ergeben hat, verbringen Selbstständige und Freelancer bis zu 25 Arbeitstage im Jahr mit administrativen Tätigkeiten rund um Buchhaltung und Steuern. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 93,89 Euro geht deutschen Freelancern da einfach mal 18.778 Euro Umsatz durch die Lappen!

Es ist verrückt: Wir organisieren unser komplettes Leben am Smartphone, nur sobald es um Buchhaltung und Steuern geht, sitzen wir vor einem Berg an Zetteln, die wir sortieren, einscannen, abheften und archivieren müssen. Wäre es nicht ein Traum, wenn das alles automatisch ablaufen würde?

Warum ist das alles so kompliziert? 

Selbstständige kämpfen mit an einer Unzahl an Regeln und Beschränkungen, wenn es um Buchhaltung und Steuer geht. Das ist über die Jahrzehnte so gewachsen und nicht mehr zeitgemäß. Würden wir uns heutzutage die Frage stellen, wie wir Steuern, also die Verteilung unserer gemeinsamen Last als Gesellschaft, am einfachsten und besten organisieren könnten, würde unser System niemals so aussehen, wie es jetzt aussieht.

Im Grunde geht es bei Buchhaltung und Steuer immer nur um drei Schritte: Daten sammeln, Daten bearbeiten, Daten übermitteln. Den größten Schmerz verursacht das Daten sammeln. Die meisten digitalen Tools, die es auf dem Markt gibt, setzen erst beim Bearbeiten der Daten an und gehen davon aus, dass ich meine Belege schon zusammengesucht habe. Klassische Steuerberater oder Buchhalter können auch nicht helfen, denn auch ihnen muss ich meine Dokumente und Belege gesammelt zukommen lassen.

Wie kann ich meine Buchhaltung trotzdem vereinfachen?

Da es nur wenige Lösungen gibt, mit denen sich alle Steps rund um Buchhaltung und Steuer komplett digital abwickeln lassen, sollten sich Selbstständige zum Start ihrer Selbstständigkeit einmal hinsetzen und ein Set-up aus miteinander kompatiblen Tools schaffen. Hierzu sollten sie sich fragen: Wie kann ich Daten von einem Tool ins andere fließen lassen und welche Tools eignen sich dafür am besten? Im Optimalfall entsteht dann ein durchgehender Prozess, der die Buchhaltung stärker automatisiert und dadurch Arbeit und Nerven spart.

Auswahl an Tools für Buchhaltung und Steuern, die sich teilweise miteinander verknüpfen lassen (Bild: Kontist)

Ja, bin ich denn Buchhaltroniker?

Nein, dieses Wort ist nicht ausgedacht, den Beruf des Buchhaltronikers gibt es wirklich. In der Ausbildung lernen Menschen, wie sie „Prozesse in Buchhaltung und Steuerberatung so digitalisieren, dass sie einen messbaren Nutzen erzielen“.

Tools recherchieren, Tools verknüpfen: Müssen Selbstständige jetzt auch zum Buchhaltroniker werden? Nein, optimalerweise nicht. Das lässt sich mit dem Fahren eines Autos vergleichen: Früher musste der Fahrer wissen, wie ein Auto funktioniert und seine Bestandteile kennen. Heute ist das nicht mehr so – je intelligenter das System ist, desto weniger Skills braucht sein Nutzer. In einer automatisierten Welt sollte man nur noch sagen müssen, wo man ankommen will, und dann am Ziel aussteigen.

Das intelligente System für Buchhaltung und Steuer: Die Kontist-App

Um als Selbstständiger relaxed am Ziel auszusteigen, hat Kontist eine App gebaut, die alles kann: Daten sammeln, Daten bearbeiten und Daten übermitteln. Geschäftskonto, Buchhaltung und Steuerberatung sind bei Kontist in einer App vereint, alles läuft über dieselbe Datenbank, weswegen sich sehr viele Schritte automatisieren lassen.

Über Geschäftskonto und Visa-Karte werden die Daten gesammelt, bei der Buchhaltung werden Transaktionen und Belege automatisch zugeordnet – Schluss mit dem nervigen Gesuche, welche Transaktion zu welchem Beleg gehört. Sogar die Kommunikation mit dem Finanzamt, das Anpassen von Vorauszahlungen oder die Beratung durch Steuer-Experten können einfach über die App geregelt werden. Für den Nutzer bedeutet das: Mehr als Kontoführung ist nicht nötig und im Alltag bleibt endlich mehr Zeit für Kunden, Kohle und Konfetti.

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