Ein Ende der Zettelwirtschaft ist in Sicht (Bild: Pleo)

Automatisierung statt Zettelwirtschaft – ein echter Wettbewerbsvorteil

Es ist das Jahr 2022, große Bergen an Papierbelege zwingen uns nicht mehr zu Überstunden. Dank automatisierter Ausgabenlösungen geht das jetzt viel schneller. Wer darauf setzt, ist dem Wettbewerb einen Schritt voraus.

Ob auf Social Media oder beim Mittagessen mit Kolleg:innen, sowohl in der analogen als auch in der virtuellen Welt begegnet es einem: das Bild hart arbeitender Menschen, wie sie immer wieder verzweifelt heroisch ihre nächtlichen Überstunden vor Papierbergen zu bewältigen haben. Überstunden wegen sich anstauender Quittungen, die mit Kontoauszügen umständlich abgeglichen und schließlich an die Steuerberatung weitergereicht werden müssen, davon kann ein Großteil der arbeitenden Bevölkerung ein Lied singen. Überstunden gehören zum Erfolg – und dass Buchhaltung nervt und nichts weiter, als ein notwendiges Übel ist, weiß doch jedes Kind. Oder?

Sicher, Erfolg wird einem selten geschenkt – aber dass Überstunden für ihn notwendig sind, darüber lässt sich streiten. Und wer hat eigentlich gesagt, dass Buchhaltung ein lästiger Zeitfresser und Überstundenverursacher sein muss? Immerhin leben wir doch 2022 in einer Welt, die so ziemlich für alles auch eine digitale Lösung parat hält – und solche sind schließlich dafür bekannt, das eine oder andere To-do einfacher, entspannter und vielleicht sogar spaßiger zu gestalten.

2022 wegen Bergen an Papierbelegen Überstunden machen? Komplett unnötig dank automatisierter Ausgabenlösungen

Damit wäre die Katze aus dem Sack: Ja, es gibt sie (natürlich) tatsächlich, digitale Ausgabenverwaltungstools, die sämtliche Prozesse rund um die vorbereitende Buchhaltung automatisieren. Sie befreien Unternehmen von Papierkram und unnötiger Bürokratie und schenken Mitarbeiter:innen, die Freiheit, sich auf Wichtigeres – oder auch einfach den Feierabend – zu konzentrieren. Mit der Automatisierung von sich wiederholenden buchhalterischen Prozessen gewinnen Unternehmen Zeit und können ihre Ressourcen effizienter einsetzen. Sie sparen Kosten und reduzieren Fehler, die bei jeder Art von manueller Arbeit schnell entstehen können – immerhin sind wir alle nur Menschen.

Überdies ist eine digitale Ausgabenlösung, verglichen mit stapelweise Papier, schneller und einfacher zu durchschauen. Sie ist schlicht transparenter und sorgt dafür, dass jederzeit im Unternehmen Klarheit über die aktuelle Ausgabensituation herrscht. Und sind Ausgabendaten erst einmal leichter einzusehen, sind sie letztendlich auch leichter zu kontrollieren.

Fazit: mehr Effizienz für weniger Kosten – davon profitiert jedes Unternehmen.

Was können digitale Ausgabenlösungen heute?

Etwas für die Arbeit gekauft? Auf Dienstreise ein Taxi bezahlt? Den Kunden zum Mittagessen eingeladen? Alles das sind typische Spesen, für deren Rückzahlung es ehemals eine Spesenabrechnung brauchte. Meistens wurden diese über Excel-Listen verwaltet, ausgedruckt, mit den dazugehörigen Belegen versehen und dann an den/die Vorgesetzte:n zur Freigabe weitergegeben, ehe sie in der Buchhaltung landeten. Danach warteten Mitarbeiter:innen womöglich wochenlang auf die Rückerstattung.

Die allermeisten digitalen Lösungen zur Ausgabenverwaltung arbeiten heute mit smarten Firmenkarten. Diese werden an die Mitarbeiter:innen ausgegeben, mit einem Ausgabenlimit versehen und können für die Zahlung sämtlicher Unternehmensausgaben auf Reisen, im Alltag oder auch für das Bezahlen digitaler Software-Lizenzen und Tools eingesetzt werden.

Smarte Firmenkarten in Verbindung mit einer ganzheitlichen Ausgabenlösung automatisieren den Prozess rund um Spesen- und Reisekostenabrechnungen. Sprich: Spesen- und Reisekostenabrechnungen sind schlicht nicht mehr notwendig.

Aber es ist nicht nur die dadurch gewonnene Zeit, die Teams glücklicher und produktiver macht, sondern auch das Moment, des Vertrauensvorschusses, das die Mitarbeiter:innen mit dem Erhalt einer persönlichen Firmenkarte beflügelt.

So funktioniert die Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung

Ein Tool, das von über 20.000 Unternehmen europaweit bereits genutzt wird, ist Pleo. Mit den smarten Pleo-Karten kann virtuell, kontaktlos oder per Google bzw. Apple Pay bezahlt werden. Anschließend wird der Beleg einfach mobil per App fotografiert und mit einem Klick eine passende Ausgabenkategorie ausgewählt. Und das war’s. Bereits jetzt sind Beleg und Ausgabe GoBD konform abgelegt und archiviert und können dank nahtloser Schnittstellen unkompliziert in wenigen weiteren Klicks zu allen gängigen Buchhaltungssystemen wie DATEV, Lexoffice oder Xero weitergeleitet werden. Rechnungen, die per E-Mail eingehen, kann Pleo auf Wunsch sogar automatisch filtern und der entsprechenden Kontobewegung zuordnen.

In der Pleo-App lassen sich alle Ausgaben und Ausgabenkategorien übersichtlich in Echtzeit analysieren und einsehen. Selbstverständlich gilt das auch auf Dienstreisen: Kilometer- und Verpflegungspauschalen können automatisch berechnet und verfolgt werden, Geldabhebungen und Barauslagen sind ebenso einfach zu verwalten.

Das Duo aus smarter Firmenkarte und App hat traditionellen Firmenkreditkarten dabei einiges voraus: Pleo-Karten sind innerhalb weniger Minuten komplett unbürokratisch bestellt. Virtuelle Firmenkarten können sogar sofort eingesetzt werden. Die Pleo-App ist so konzipiert, dass sie sich leicht in bereits bestehende buchhalterische Prozesse implementieren lässt und diese optimiert.

Wer auf eine automatisierte Lösung umsattelt, ist dem Wettbewerb einen Schritt voraus

Wirklich ärgern über lästigen Papierkram tut sich nur, wer noch nicht automatisiert. Dem Wettbewerb einen Schritt voraus ist hingegen, wer auf weniger Bürokratie und mehr Effizienz setzt. Und zwar genau in den Bereichen, die von vielen gerne als zweitrangig empfunden werden. Belege sortieren ist schließlich selten etwas, das ganz oben auf To-do-Listen steht.

Übrigens: Mit dem Pleo-Free-Preisplan nutzen Unternehmen das smarte Ausgabenverwaltungstool mit fünf Nutzer:innen komplett kostenfrei.

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