KI und Big Data: Revolution im Travel und Expense Management

Unternehmerinnen und Unternehmen wissen längst: Geschäftsreisen bringen Chancen für Wachstum und Globalisierung mit sich – aber auch große Herausforderungen. 2025 kämpfen noch immer zahllose Firmen mit zeitraubendem manuellem Spesenmanagement, einem Mangel an Transparenz und einer limitierten Budgetkontrolle, was regelmäßig zu unnötigen Kosten sowie Frust bei allen Beteiligten führt. Doch diese Herausforderungen könnten längst der Vergangenheit angehören – durch den konsequenten Einsatz von Big Data und künstlicher Intelligenz.

Als Geschäftsführer und Gründer habe ich in der Vergangenheit immer wieder erlebt, wie entscheidend die Nutzung neuer Technologien für Unternehmen ist. Als CEO EMEA der Travel- und Expense-Management-Plattform Navan, beobachte ich jeden Tag, wie sich Unternehmen mithilfe von künstlicher Intelligenz und datengetriebenen Prozessen nicht nur optimieren, sondern grundlegend verändern können.

Was bedeutet Big Data und KI fürs Geschäftsreisen und Spesen heute konkret?

Allein eine typische Geschäftsreise erzeugt regelrechte Datenfluten – Reisekosten, Hotelbuchungen, Mobilitätsausgaben, Mitarbeiterpräferenzen, Feedbacks, aber auch externe Variablen wie etwa Markttrends und Wechselkurse. Traditionell scheitern Unternehmen daran, diese riesigen Mengen wertvoller Informationen nutzbringend zu analysieren. Ein Großteil dieser Daten bleibt ungenutzt in veralteten Excel-Listen und fragmentierten Systemen liegen. Hier liegt enormes Potenzial brach, was Führungskräften oft gar nicht bewusst ist.

Künstliche Intelligenz bietet erstmals die Möglichkeit, diese enormen Datenmengen systematisch auszuwerten – ganz ohne menschliche Fehler in Echtzeit, rund um die Uhr. Bei Navan sind es tausendfache Prozesse, bei denen KI inzwischen weit mehr bedeutet als nur Automatisierung. Sie erkennt Muster und Trends, Vorlieben und Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer, warnt vor Fehlern sowie Betrugsversuchen und liefert Admins in Echtzeit datenbasierte Empfehlungen.

Vier entscheidende Vorteile durch Big Data und KI

1. Massive Effizienzgewinne durch Automatisierungen

Künstliche Intelligenz transformiert Prozesse, die sonst Stunden oder Tage dauern, binnen Sekunden. Die Abschaffung manueller Spesenabrechnungen ist ein greifbares Beispiel, das Unternehmen sofort entlastet. Bei Navan sprechen wir regelmäßig mit CFOs und CEOs, die überrascht feststellen, wie schnell Ressourceneinsparungen sichtbar werden. Manuelles Belegmanagement, Datenübertragungen und Genehmigungsprozesse werden konsequent automatisiert und Geschäftsreisen dadurch zu einem simplen, digitalen Workflow.

2. Messbare Kosteneinsparungen

Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist es von zentraler Bedeutung, jede Ressource maximal effizient zu nutzen. Laut Forrester konnten Unternehmen, die die moderne Buchungsplattform von Navan einsetzen, die Ausgaben außerhalb ihrer Reiserichtlinien um bis zu 86 Prozent reduzieren. Zusätzlich kommen KI-basierte Lösungen zum Einsatz, um ungenutzte Flugticket-Credits automatisch auf Folgebuchungen anzuwenden. Damit lassen sich jährlich weltweit Millionen sparen und vorhandene Budgets optimal ausschöpfen – eine deutliche Steigerung gegenüber herkömmlichen Systemen.

3. Maximale Transparenz durch Echtzeit-Datenauswertung

Führungskräfte benötigen heutzutage mehr denn je aktuelle, korrekte und verlässliche Informationen. Herkömmliche Tools liefern diese nur bedingt. Künstliche Intelligenz hingegen verschafft der Buchhaltung und CFOs einen Echtzeit-Überblick und maximale Transparenz über die Reiseausgaben. Die KI analysiert Echtzeit-Daten konstant, erstellt automatische Kostenprognosen und ermöglicht somit eine umfassende Kontrolle über aktuelle und zukünftige Kosten.

4. Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Künstliche Intelligenz steigert nicht nur die Zahlen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit – ein besonders wichtiger Punkt angesichts wachsender Anforderungen an Talente und Unternehmenskultur. Laut Global Business Travel Association wenden Mitarbeitende durchschnittlich 20 Minuten je Spesenabrechnung auf – Fehlerkorrekturen benötigen weitere 18 Minuten und kosten das Unternehmen im Schnitt umgerechnet 51 Euro pro Antrag. Indem dieser mühselige Prozess komplett durch intelligente Technologie ersetzt wird, macht Navan die Nutzererfahrung für Mitarbeitende spürbar einfacher und angenehmer.
Unsere internen Analysen zeigen zudem, dass Mitarbeitende bei über 80 Prozent aller Reisebuchungen eines der ersten drei Suchergebnisse auswählen. Möglich wird dies, weil KI anhand vergangener Reisen und hinterlegte Präferenzen Vorlieben erkennt und individuell zugeschnittene Empfehlungen abgibt – eine perfekte Kombination aus Komfort und Effizienz, die allen Mitarbeitenden das Gefühl gibt, die Plattform sei exakt auf ihre persönlichen Bedürfnisse abgestimmt.

Die Zukunft gestalten: Warum KI jetzt Pflicht ist

Wer heute als Führungskraft Chancen ergreifen und sich einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen möchte, darf KI nicht ignorieren. Analysen wie von McKinsey zeigen deutlich, dass der Einsatz smarter, KI-gesteuerter Technologien maßgeblich darüber entscheiden wird, ob ein Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt oder zurückfällt.

Als Unternehmer und Branchenexperte spüre ich aktuell einen enormen Shift im Markt. Der Umstieg auf KI und Big Data ist keine technologische Spielerei mehr, sondern zentraler Erfolgsfaktor für international agierende Organisationen.

Unser Anspruch bei Navan ist es, Vorreiter und Wegbereiter für Unternehmen zu sein, die ihre Reise- und Spesenprozesse nicht nur verbessern, sondern ganz neu denken möchten. Innovation ist längst keine bloße Technologieentscheidung mehr – sie entscheidet über den Erfolg von morgen.

Jetzt handeln

Die Technologie ist schon heute bereit. Entscheiderinnen und Entscheider sollten sich spätestens jetzt intensiv mit KI-Strategien auseinandersetzen, um langfristig ihre Kosten besser im Griff zu haben, datenbasierte Entscheidungen treffen zu können und ihre Mitarbeitendererfahrung zu optimieren.

Dazu gehört beispielsweise ein schnelles Reagieren bei unerwarteten Reisebeeinträchtigungen – wie etwa in Folge des Ausfalls von Crowdstrike im Sommer 2024, von dem Reisende auf der ganzen Welt betroffen waren.

In solchen Situationen steigt die Nachfrage nach Unterstützung sprunghaft an, was allein mit menschlichen Teams nicht aufgefangen werden kann.

Während des Computerausfalls im letzten Jahr konnten Navan-Reisende auf die virtuelle Assistenz Ava zählen. Sie bearbeitete einen Großteil der Service-Anfragen selbstständig. Dadurch blieb die Kundenzufriedenheit (gemessen mit dem CSAT-Score) stabil und der zusätzliche Workload für das Support-Team belief sich lediglich auf 15 Prozent, statt auf ein Plus von 300 Prozent.

Big Data und KI im Travel- und Expense-Bereich sind also keine theoretischen Zukunftsszenarien mehr. Sie sind real, praktikabel und erzielen täglich messbare Ergebnisse für zahlreiche namhafte Unternehmen. Die Zeit zu handeln ist jetzt.