Doppelte Entlastung: Dienstreisen vereinfachen, Spesenprozesse automatisieren

Wer kennt es nicht: Nach einer Dienstreise muss die liegengebliebene Arbeit zügig nachgeholt werden. Dabei gerät die Spesenabrechnung schnell ins Hintertreffen – zum Leidwesen der Buchhaltung und Finanzabteilung. Mehr Effizienz durch automatisierte Prozesse kann die Lösung für dieses Problem sein.

Die Verwaltung von Spesen ist für alle Beteiligten ein leidiges Thema. Für die Mitarbeitenden sorgen das Sammeln sowie Aufbewahren von Belegen für zusätzlichen Stress unterwegs und das Erstellen der Spesenabrechnung mit jeder noch so kleinen Ausgabe ist kompliziert und zeitaufwendig.

Auf der anderen Seite haben die Finanzabteilung und die Buchhaltung oft keinen genauen Überblick – geschweige denn Kontrolle – über die Ausgaben. Darüber hinaus muss die Richtlinieneinhaltung für alle einzelnen Posten überprüft, das Vorhandensein von Belegen sowie Rechnungen sichergestellt und der Zahlungsabgleich durchgeführt werden.

Die Konsequenzen reichen von Verzögerungen beim Monatsabschluss über Kosten in den falschen Perioden und ungenaue Planung bis hin zu Budgetüberschreitungen.

Effizienzgegner händische Spesenabrechnung

In den meisten Unternehmen erhalten Mitarbeitende eine Firmenkarte oder legen das Geld privat aus, wenn Ausgaben auf einer Geschäftsreise anfallen. Im Anschluss reichen sie die Aufwendungen über eine Spesenabrechnung zur Genehmigung oder Rückerstattung ein. Aber was ist das Problem mit diesem scheinbar simplen Ablauf?

Bei Navan, der Komplettlösung für das Geschäftsreise- und Spesenmanagement, wurde eine beispielhafte Umfrage mit 216 Finanzexpertinnen und -experten durchgeführt, um die Herausforderungen mit herkömmlichen Spesenprozessen besser zu verstehen.

Knapp die Hälfte (47 Prozent) gab an, dass ihr Ausgabenmanagement vollständig manuell abläuft. Zudem vergehen bis zur Genehmigung einer Transaktion im ERP-System bei mehr als einem Drittel (34 Prozent) der Befragten bis zu vier Wochen. Prozesseffizienz sieht anders aus.

Für die Zukunft wünschten sich die Teilnehmenden vor allem Lösungen für ihre Schwierigkeiten mit verspätet eingereichten Spesenabrechnungen (26 Prozent) und mangelnder Kontrolle über die Budgets sowie laufenden Ausgaben (21 Prozent).

Autonomie für die Reisenden bei vollständiger Ausgabenkontrolle

Mit Navan können Kunden weltweit ihre Geschäftsreisen, Zahlungen und Spesen zentral über eine Plattform verwalten. Von der Buchung aus umfassenden Reiseoptionen über das Travel Management bis hin zur Ausgabenverwaltung werden alle Prozesse über ein einziges Tool abgebildet.

Der Ansatz einer Komplettlösung für Geschäftsreisen und Ausgabenmanagement hat den Vorteil, dass manuelle Spesenabrechnungen dank Prozessautomatisierung vollständig abgeschafft werden können. Da die Buchung und Reisezahlungen über eine Plattform stattfinden, sind alle Kosten für die Unterkunft sowie Reisemittel bereits erfasst und müssen nicht mehr separat eingereicht werden.

Ausgaben, die während einer Dienstreise entstehen, werden sofort bei der Zahlung mit einer Firmenkarte ins System übertragen. Anschließend werden sie basierend auf den Buchungsdaten zur Geschäftsreise hinzugefügt und anhand des Händlercodes kategorisiert.

Wenn eine Mitarbeiterin auf einer Reise zum Beispiel ein Taxi mit ihrer Navan-Karte bezahlt, wird dies als Fahrdienst erkannt und entsprechend hinterlegt. Dadurch kann die geltende Richtlinie automatisch angewendet und für Ausgabenkontrolle gesorgt werden.

Admins können individuelle Richtlinien basierend auf verschiedenen Kriterien festlegen, wie die Art der Ausgabe (Verpflegung, Taxifahrten, Kundenbewirtung usw.), Jobtitel und Standort der Mitarbeitenden oder ob die Aufwendung während oder außerhalb einer Reise getätigt wird. Wenn die Mitarbeiterin 70 Euro pro Fahrt für Fahrdienste auf Reisen ausgeben darf, wird bei Verwendung ihrer Navan-Karte die Richtlinieneinhaltung automatisch überprüft und der Betrag ins System übertragen. Admins können entscheiden, ob bei Ausgaben, die die Obergrenze übersteigen, die Karte abgelehnt werden oder die Transaktion zur Überprüfung gekennzeichnet werden soll.

Auch ohne Firmenkarte können die Aufwendungen mit wenigen Klicks in die App geladen werden, um eine Rückerstattung anzufordern. Über die automatische Belegerfassung werden alle Daten übertragen und im Anschluss der passenden Händler- und Ausgabenkategorie zugeordnet. Die Erstattung erfolgt innerhalb weniger Tage in über 25 Währungen und mehr als 45 Ländern.

Maximale Effizienz für Buchhaltung und Finanzabteilung

Sollte eine Aufwendung nicht der Richtlinie entsprechen, wird die Karte bei der Verwendung abgelehnt. Alle anderen Transaktionen gelten automatisch als genehmigt. Dabei können Admins verschiedene Überprüfungsregeln und Kriterien für eine Kennzeichnung der Transaktionen wählen. Das bedeutet, dass sie nur bestimmte hervorgehobene Ausgaben gesondert prüfen müssen und nicht jeden einzelnen Posten in einer Spesenabrechnung.

Wenn Transaktionen nicht mit den Richtlinien übereinstimmen, können Admins die Rückzahlung direkt über die Plattform anfordern. Mitarbeitende müssen nicht separat per manueller E-Mail oder auf anderem Wege kontaktiert werden.

Mithilfe dieser maßgeschneiderten proaktiven Ausgabenrichtlinien, die bei der Zahlung auf alle Transaktionen angewendet werden, können Finanzteams Budgetüberschreitungen vermeiden und Prognosen aktuell halten.

Außerdem stehen in Navan Belege und Rechnungen für ausgewählte Reiseleistungen zur Verfügung. Ist dies nicht der Fall, unterstützt Navan Expense Admins mit einem Service zum Sammeln von Rechnungen und der Möglichkeit, fehlende Belege von Mitarbeitenden über die Plattform anzufragen.

Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten können so automatisch abgeglichen und mit relevanten Daten angereichert werden. Der manuelle Abstimmungsprozess entfällt, sodass die Buchhaltung sich ganz auf die Beleg- und Buchhaltungsprüfung fokussieren kann. Nach der Kontrolle können die angereicherten Transaktionsdaten über Direktintegrationen wie Xero oder Oracle NetSuite ins ERP-System übertragen werden.

Diese Automatisierungen reduzieren den Zeitaufwand im Spesenmanagement für alle Beteiligten. Die Reisenden profitieren vom Wegfallen der Spesenabrechnung und maximaler Flexibilität. Gleichzeitig stehen der Buchhaltung zahlreiche Funktionen für mehr Kontrolle und einen beschleunigten Monatsabschluss zur Verfügung, während das Finanzteam Datentransparenz und aktualisierte Budgets in Echtzeit erhält.

Die Vorteile für die Buchhaltung und Finanzabteilung wurden auch in einer Analyse von Forrester belegt. Bei einem Beispielunternehmen mit 2.000 Reisenden, die jährlich 2.000 Spesenabrechnungen einreichen, können diese Abteilungen rund acht Stunden Arbeitsaufwand pro Woche einsparen. Das entspricht einer verbesserten operativen Effizienz im Wert von über 200.000 Euro.

Über Navan
Navan ist die Komplettlösung zum Verwalten von Geschäftsreisen, Firmenkarten und Spesen, mit der Mitarbeitende sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können. Während Reisende und Travel Manager:innen dank einfacher Buchungen und automatisierter Spesenprozesse wertvolle Zeit sparen, profitieren die Buchhaltung und das Finanzteam von Echtzeit-Transparenz und Ausgabenkontrolle. Dies überzeugte bereits Unilever, Viessmann, HelloFresh und tausende Kunden weltweit.